Pour une meilleure utilisation des mails

C’est pas de la technique mais ça peut servir…

Envoyer un email c’est « simple comme un coup de fil » comme disait France-Telecom », il y a déjà … quelques années déjà. (oulah je vieillis vraiment moi).

C’est tellement simple les emails mais… Le souci c’est que nous en recevons tellement que ça finit par devenir agaçant

Alors voici quelques règles de base de courtoisie doivent être respectées:

  • On ne met pas les adresses mails de tout le monde dans le champs « pour » ou « à ». Vous n’êtes pas sur que tout le monde souhaite ou accepte que son adresse email soit communiquée à tout le monde. Pour faire une diffusion à plusieurs destinataires privilégier le champs cci. (copie cachée). Ben oui, quoi tout le monde n’a pas envie que le percepteur connaisse son adresse… OK c’est un mauvais exemple, il la connait déjà.
  • On ne répond pas à tout le monde sauf si cela concerne effectivement tout le monde. Inutile d’encombrer les boites mails de tout le monde avec des messages ne les concernant pas. Exemple: confirmer une participation à une réunion ne s’adresse qu’à l’organisateur, donc on utilise répondre et pas répondre à tous.
  • Le champs cc est à utiliser avec modération, en général il sert aux « petits chefs » à se couvrir en informant le chef du dessus de la réponse que l’on fait. C’est triste mais c’est ainsi. Le pire étant ceux qui utilisent le champ cci pour mettre au courant l’étage hierarchique du dessus sans le dire à ceux à qui ils écrivent.
  • En bref, vous envoyez un mail, demandez vous ce que vous feriez si c’était un courrier papier. Et si vous feriez la même chose. Internet facilite la communication, certes (et évite de payer les timbres), mais est-il toujours nécessaire de diffuser votre mail en masse? Par exemple, on vous invite au mariage du cousin de l’oncle Théodule, vous confirmez votre présence à tous les invités ou seulement aux mariés? Non parce que dans la liste, il y a plein de gens qui se fiche complètement que vous veniez ou pas. D’ailleurs, ils ne vous connaissent même pas. Rien de nous empêche par ailleurs de reprendre contact avec quelqu’un que vous aviez perdu de vue… Mais faites-le dans un mail séparé qui lui est destiné.

Sinon je ne voudrais pas vous faire d’injure mais:

  • Commencer par bonjour, c’est pas mal
  • Finir par une formule de politesse c’est bien aussi
  • Eviter le langage sms c’est encore mieux

Bref écrivez quoi! A l’autre bout il y a une personne, vous savez ce truc bizarre que l’on appelle un être humain et qui respecte d’autant mieux les autres que lui-même est respecté.

On se plaint tous de boites mails encombrées et de messages qui ne nous interessent pas, pour les diminuer ça commence par là.

Et pour ceux qui sont soucieux de la planête, je vous conseille la lecture de ceci

Voilà, je sais je suis un vieux con attaché à quelques principes. Mais j’ai la faiblesse de croire que ce sont ces principes qui permettent une vie en commun harmonieuse.

Ne faites pas aux autres ce que vous ne voudriez pas que l’on vous fasse!

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